Hergebruik werknemersnummers

 

Als u een personeelsnummer hergebruikt, worden de loongegevens mogelijk gekoppeld aan de verkeerde persoon. Dit kan gevolgen hebben voor onder meer toeslagen, de vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting en het recht op een uitkering.

 

Er zal een controle worden toegepast of de medewerker langer dan 7 jaar uit dienst is. Als dit het geval is, zal het werknemernummer weer worden vrijgegeven.

 

Let op!, indien u de administratie heeft gekopieerd dan zal er worden getoetst of het werknemernummer onder het betreffende loonheffingsnummer al eens doorgegeven is in de loonaangifte. Wanneer dit niet het geval is mag de medewerker desgewenst verwijderd worden. In dat geval zal het werknemernummer ook weer vrijgegeven worden voor hergebruik.

Wat te doen als een medewerker opnieuw in dienst komt:

Wanneer een werknemer binnen 7 jaar weer in dienst komt, is het de bedoeling dat u het betreffende werknemernummer hergebruikt voor dezelfde werknemer.

 

U gaat dan als volgt te werk:

Medewerker kopiëren naar het huidig boekjaar (het is mogelijk dat u deze handelingen meerdere keren moet uitvoeren u kopieert de werknemer steeds naar het opvolgende jaar).

 

U kopieert de werknemer via Aanpassen | Werknemers, selecteer de betreffende werknemer en vervolgens kiest u in het menu voor Bewerken | Kopieren.

Open het volgende boekjaar en ga naar Aanpassen | Werknemers en kies in het menu vervolgens Bewerken | Plakken.

 

Tabblad NAW bij rubriek 'Nummer' vult u het werknemersnummer in.

 

Tabblad IKV wijzigt in de:

- rubriek 'Eerste indienstdatum' de datum naar die van toepassing is (conform de onderbrekingsregels en opvolgend werkgeverschap)

- rubriek 'Indienstdatum' hier vult u de nieuwe indienstdatum in

- rubriek 'Contract startdatum' voert u in met de datum wanneer het contract begint

- rubriek 'Nr. Inkomstenverhouding' hoogt u met 1 op bijvoorbeeld IKV 1 naar IKV 2

- rubriek 'Uit dienst datum' dit veld maakt u leeg.

 

De overige tabbladen

Controleer alle overige gegevens en wijzig indien nodig in de stamgegevens van de werknemer.

 
Na deze controle kunt u de werknemer verlonen in het huidige boekjaar