Werkkostenregeling (Achtergrond)

Beknopt

Stappenplan

Achtergrondinformatie

Uitzonderingen

Voorbeeld

 

 

A Geen loon of geen belast loon

Bepaalde voordelen zijn geen loon of er bestaan vrijstellingen voor. Daarom vallen deze niet onder de werkkostenregeling het gaat om :

voordelen buiten de dienstbetrekking
vergoedingen voor intermediaire kosten
vrijgesteld loon
verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur) waarde betaalt.

 

 

 

B Korting op producten uit eigen bedrijf

Branch-eigen producten

Het wordt toegestaan dat branche-eigen producten vrijgesteld worden van de WKR. Dat betekent dus dat een bloemenwinkel bijvoorbeeld een vaas niet in de vrije ruimte hoeft op te nemen (en dus, anders gezegd, buiten de WKR mag houden), maar niet een bandenreparatiesetje, terwijl voor de fietsenwinkel juist het tegenovergestelde geldt. Er zijn dus voorwaarden:

de producten – of diensten – zijn niet branchevreemd
de korting is maximaal 20% van de waarde in het economisch verkeer (inclusief de btw!). Deze eis geldt per product. Een gemiddelde korting van 20% is niet toegestaan; In het voorbeeld van de vaas bij de bloemenwinkel betekent dat dus dat de korting niet in de WKR opgenomen hoeft te worden – de vaas zelf mag dus niet 100% vrij geschonken worden aan de werknemer.
de totale korting per werknemer is maximaal € 500 per kalenderjaar.
oDeze maximale vrijstelling mag worden verhoogd met de niet-benutte vrijstelling van de twee voorgaande kalenderjaren.
oIs een werknemer slechts een deel van het jaar in dienst geweest of werkt hij parttime, dan geldt toch het volledige vrijstellingsbedrag van
€ 500 per kalenderjaar.

 

 

 

C Gerichte vrijstellingen

Sommige vergoedingen en verstrekkingen hoeven en kunnen niet worden opgenomen in de Werkkostenregeling, Gerichte vrijstellingen genaamd. Deze worden uitputtend benoemd. Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van:

vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer
tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen  en maaltijden
cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk
kosten voor outplacement
maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen e.d.
studie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures)
verhuizingen
extraterritoriale kosten (de 30%-regeling)

 

Noodzakelijkheidscriterium

Wanneer een werkgever het voor de bedrijfsvoering noodzakelijk acht bepaalde voorzieningen aan de werknemer te verstrekken, kan hij dat doen zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werknemer. Met andere woorden: hij kan deze goederen onbelast verstrekken. Deze kosten komen dus niet ten laste van de vrije ruimte.

Onder het noodzakelijkheidscriterium vallen die zaken die de werkgever noodzakelijk acht om de werknemers zijn/haar werkzaamheden naar behoren te kunnen uitvoeren. De kosten kunnen onbelast worden vergoed voor zover de voorziening daadwerkelijk noodzakelijk is.

Bij een timmerman moet aan gereedschap gedacht worden zoals een pneumatische nietpistool of de lasergestuurde afstandmeter van een timmerman,
Bij een muzikant het muziekinstrument
Bij de schilder de kwast.

In dezelfde lijn ligt apparatuur voor ICT-middelen zoals computers en mobiele communicatiemiddelen. Voorbeelden van dergelijke apparatuur zijn :

desktops
laptops
tablets
mobiele telefoons
smartphones
printers
organizers
navigatieapparatuur

 

Einde cafetariamodel

Wanneer de werkgever gebruik maakt van het noodzakelijkheidscriterium, en hij dus bepaalt of een werknemer beschikking krijgt over bepaalde middelen, kan de werknemer geen gebruik meer maken van het Cafétariamodel, waarin voor de werknemer een budget wordt vrijgemaakt en hij daarin kan bepalen welke middelen hij noodzakelijk acht voor zijn werkkuitvoering.

 

Concernregeling

Wanneer een moedermaatschappij de dochtermaatschappij(en) voor 95% of meer in bezit heeft, kan gebruik gemaakt worden van een "collectieve" of "generieke" vrijstelling, zodat de goedgekeurde vergoedingen en verstrekkingen bij elk van de bij de moedermaatschappij horende bedrijven gelden. Er zijn voorwaarden:

Alle bij de moedermaatschappij horende bedrijven moeten meedoen
Het bedrijf met de hoogste loonsom (dus niet per definitie het moederbedrijf) doet de eventuele afdracht
Alle bij de moedermaatschappij horende bedrijven blijven hoofdelijk aansprakelijk
De gegevens van het hele concern moeten in de administratie van alle bedrijven worden opgenomen.

 

 

 

D Overzicht nihilwaarderingen

Van een aantal voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden is de waarde lastig te bepalen. Voor deze voorzieningen geldt dat deze wel ondergebracht worden in de vrije ruimte, maar de waarde gesteld wordt op € 0,00, dus nihil. Zo ontstaat wel onderscheid tussen voorzieningen die op de werkplek gebruikt worden en die op een andere manier vergoed of verstrekt worden. Omdat er werkgevers zijn die in bepaalde gevallen liever vergoeden dan verstrekken, wordt er een extra gerichte vrijstelling ingevoerd. Daarmee keren ook de administratieve lasten terug wanneer een werkgever voor deze onderverdeling kiest. Voorbeelden zijn:

Voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vast telefoon
De ter beschikking gestelde arbovoorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis
Consumpties op de werkplek, als koffie en thee die geen deel uitmaken van een maaltijd.
Uniformen en werkkleding die bijna uitsluitend voor het werk geschikt zijn te dragen.
Het rentevoordeel van een personeelslening als uw werknemer daarmee een fits, electrische fiets of electrische scooter koopt.
OV-jaarkaarten, voordeelurenkaart wanneer de werknemer deze ook zakelijk gebruikt.
de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) dier u op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking.

 

 

 

E Gebruikelijkheidstoets

De werkkostenregeling biedt veel vrijheden en kent maar 1 belangrijke beperking, de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u in uw administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer.

 

De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. De belastingdienst gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal € 2400,00 per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is. A de belastingdienst vindt dat de vergoedingen en verstrekkingen ongebruikelijk zijn, moet de belastingdienst dit aantonen.

 

 

 

F Loon in natura waarderen

De werkkostenregeling kent een nieuwe manier van het waarderen van loon in natura; de waarde van loon in natura is het bedrag inclusief de btw van de inkoopfactuur. In 2 gevallen moet u nog uitgaan van de waarde in het economisch verkeer ( de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde inclusief btw):

u heeft de factuur
u heeft een factuur van een verbonden vennootschap.

 

Binnen de werkkostenregeling mag u de waarde van loon in natura niet meer vaststelling op de besparingswaarde. Dit is het bedrag dat de werknemer door de verstrekking bespaart in vergelijking met het bedrag van andere personen, vergelijkbaar met uw werknemer, normaal gesproken zouden uitgeven aan de verstrekking.

 

Normen blijven gelden

De aparte normbedragen voor loon in natura blijven gelden. maar binnen de werkkostenregeling is de waardering van maaltijden die u op de werkplek verstrekt en voor huisvesting in inwoning op de werkplek, vereenvoudigd. Voor andere normbedragen zijn kleine veranderingen doorgevoerd.

de verstrekkingen van maaltijden in bedrijfskantine en soortelijke ruimtes
huisvesting en inwoning op de werkplek ander dan voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en waarvan uw werknemer redelijkerwijs wel gebruik moet maken
de dienstwoning
kinderopvang

 

Loon in natura: nihilwaarderingen

Binnen de werkkostenregeling is alles wat uw werknemer verstrekt of vergoedt voor zijn dienstbetrekking, loon. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen op de werkplek in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze nihilwaardering geldt niet voor voorzieningen en verstrekkingen op de werkplek in h het eigen huis van uw werknemer. Maar is er sprake van thuiswerk in de zin van ARBO, dan geldt wel een nihilwaardering voor arbovoorzieningen en -verstrekkingen van de thuiswerkplek.

 

Let op

Nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura, niet voor vergoedingen in geld.

 

 

 

G Bepalen en toetsen vrije ruimte eens per jaar

Het bepalen en toetsen van de vrije ruimte wordt eenvoudiger. U mag 1x per jaar toetsen of u boven de vrije ruimte uitkomt, in plaats van per aangiftetijdvak. Aan het einde van het kalenderjaar berekent u dan het totale fiscale loon van uw werknemers over het  lopende jaar. Op basis van het fiscale loon berekent u de vrije ruimte en toets u of u de vrije ruimte hebt overschreden. Als u eindheffing moet betalen, doet u dat uiterlijk bij uw aangifte over het 1ste tijdvak van het volgende kalenderjaar. U mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak.

 

Als u de eindheffing al in het lopende kalenderjaar hebt betaald en blijkt dat u teveel of te weinig eindheffing hebt betaald, dan corrigeert u dat uiterlijk in de aangifte loonheffingen over het 1ste tijdvak van het nieuwe kalenderjaar.

 

Eindigt uw inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geeft u de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin uw inhoudingsplicht eindigt.