Werkkostenregeling (Stappenplan)

Beknopt

Stappenplan

Achtergrondinformatie

Uitzonderingen

Voorbeeld

 

Vanaf 2015 mag u maximaal 1,2% van uw totale heffingsloon, de 'vrije ruimte', besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen dan wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon.

Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw te betalen.

U maakt gebruik van de werkkostenregeling als individuele werkgever en dus bijvoorbeeld niet als groep vennootschappen van een concern of als samenhangende groep inhoudingsplichtigen. Als u een loonheffingennummer hebt met meerdere subnummers (bijvoorbeeld L01, L02), dan geldt de werkkostenregeling voor alle subnummers. De werkkostenregeling geldt voor al uw werknemers.

 

U moet het cumulatieve bedrag in uw financiële administratie kunnen koppelen aan het fiscale loon in Microloon om te toetsen of u binnen uw vrije ruimte blijft, zie hiervoor Afdrukken | Periodieke gegevens | Loonlijst of Loonlijst per periode

 

Bij de loonadministratie moet u de gegevens vastleggen van de loonbestanddelen waarop u een eindheffing toepast.

 

 

Stap 1

Om de werkkostenregeling goed te kunnen toepassen, adviseren wij u om uw financiële administratie aan te passen

U moet het totaalbedrag van de vergoedingen en verstrekkingen die u als eindheffingsloon hebt aangewezen, weten om te kunnen beoordelen of u binnen uw vrije ruimt blijft. Dit totaalbedrag moet uit uw financiële administratie kunnen halen. Staat in de administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet u de btw als nog toevoegen. Dit geldt niet als u hiervoor een andere afspraak met de belastingdienst hebt gemaakt.
U moet het totaalbedrag in uw administratie kunnen toetsen aan het fiscale loon in uw loonadministratie om te beoordelen of u binnen uw vrije ruimte blijft. U kunt dit per aangiftetijdvak of eens per jaar doen.
U kunt verschillen grootboekrekeningen in uw administratie aanmaken waarop u de verschillende categorieen vergoedingen en verstrekking boekt.

 

 

Stap 2:

Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.

De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of vrijgesteld loon zijn, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Ook loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals pensioenen en stamrechtuitkeringen, valt niet onder de werkkostenregeling.

Zie voor meer informatie: Geen loon of geen belast loon (A)

 

In 2 gevallen is loon uit vroegere dienstbetrekking verplicht eindheffingsloon. Dat geldt voor vergoedingen en verstrekkingen in de vorm van:

Korting op producten uit uw eigen bedrijf voor postactieve werknemers die u ook aan uw werknemers geeft (geldt alleen als u over de grenzen heen gaat van de gerichte vrijstellingen voor korting op producten uit uw eigen bedrijf)
Zie voor de voorwaarden: Korting op eigen producten uit eigen bedrijf (B)
Verstrekkingen  voor postactieve werknemers die u ook aan uw werknemer geeft, zoals een kerstpakket.

 

 

Stap 3:

Is de vergoeding of verstrekking loon van de werknemer, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt.

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar u kunt ze toch onbelast vergoeden en verstrekken zonder dat dat ten koste gaat van uw vrije ruimte. Dat is het geval bij:

gerichte vrijstellingen (C)

nihilwaarderingen (D)

 

 

Stap 4:

Bereken de vrije ruimte

U kunt per jaar maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. u berekent uw vrije ruimte over 2015 op basis van het totale ficale loon van 2015. Als u eerder wilt weten of u uw vrije ruimte overschrijdt, kunt u deze bijvoorbeeld schatten op basis van het fiscale loon van 2014. Op basis van deze schatting kunt u bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen u aanwijst als eindheffingsloon, zodat u de vrije ruimte van 1,2 niet overschrijdt.

Keert u loon uit vroegere dienstbetrekking uit? Dan geldt voor de berekening van de vrije ruimte het volgende:

Als het loon uit vroegere dienstbetrekking 10% of minder is van het totale fiscale loon, berekent u de vrije ruimte op basis van het totale fiscale loon.
Als het loon uit vroegere dienstbetrekking meer is dan 10% van het totale fiscale loon, berekent u de vrije ruimte op basis van het totale loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.

Als u vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in uw vrije ruimte wilt onderbrengen, moet u ze als eindheffingsloon aanwijzen, bijvoorbeeld door ze in uw administratie als eindheffingsloon op te nemen.

 

 

Stap 5

Kies: Eindheffingsloon (vrije ruimte of loon werknemer)

U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon en welke u behandelt als loon van de werknemer en normaal belast.

Bij een aantal vormen van loon kunt u niet kiezen voor eindheffingloon. Altijd loon van de werknemer zijn:

een auto van de zaak (behalve de buitengewone beveiligingsmaatregelen van die auto)
een (dienst)woning (behalve de pied-à-terre en de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning)
boetes (dit geldt niet voor verkeersboetes die u wel op uw werknemer kon verhalen, maar die u niet hebt verhaald; dat loon mag u wel aanwijzen als eindheffingsloon)
de vergoedingen en verstrekkingen die u niet als eindheffingsloon hebt aangewezen
vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten
het deel van de vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens van de gebruikelijkheidstoets uitkomt.

 

U maakt een keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken. U hoeft niet vooraf - bijvoorbeeld aan het begin van het jaar - te kiezen. De keuze blijkt uit u administratie, waarin u de vergoeding of verstrekking opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Deze keuze hoeft niet bij de belastingdienst te melden. Als bij een controle van uw administratie door de belastingdienst blijkt dat u een vergoeding of verstrekking niet hebt opgenomen als eindheffingsloon en ook niet als loon van de werknemer, dan gaat de belastingdienst ervan uit dat deze eindheffingsloon is.

 

Heeft u eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief. U kunt vergoedingen en verstrekkingen dus niet meer met terugwerkende kracht aanwijzen als eindheffingsloon. Wel mag u achteraf fouten herstellen. Als u bijvoorbeeld een vergoeding als loon van de werknemer hebt behandeld terwijl u met uw werknemer eindheffingsloon had afgesproken, of andersom. U moet deze correcties in uw loonadministratie verwerken.

 

Binnen de werkkostenregeling kunt u nog steeds belast loon omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking, bijvoorbeeld door een fiets aan te wijzen als eindheffingsloon binnen uw vrije ruimte. De werkkostenregeling geeft u grotere vrijheid om hierover afspraken te maken, dan de regeling van vergoedingen en verstrekkingen. u kunt een cafetariaregeling bijvoorbeeld zonder meer uitbreiden voor fietsen moet hulpmotor.

 

Let op
Een cafetariaregeling kan tot gevolg hebben dat het brutoloon van uw werknemer lager wordt. Dat geldt voor individuele regelingen en regelingen die in een CAO vastliggen. In plaats van een bepaald bedrag aan brutoloon, kiest uw werknemer bijvoorbeeld voor een gericht vrijgestelde vergoeding voor reiskosten. Bij de berekening van uw vrije ruimte gaat u uit van dit lagere brutoloon.

 

Als u vergoedingen en verstrekking als eindheffingsloon aanwijst.

Sommige vormen van loon kunt u niet aanwijzen als eindheffingsloon. Verder bepaalt u zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u niet tot het loon van de werknemer rekent, maar als eindheffingsloon aanwijst. Voor het aanwijzen van deze vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon hoeft uw werknemer niet perse eerst zelf de kosten te maken. u hoeft dus geen bonnen of betalingsbewijzen van uw werknemers te vragen.

 

Let op

Als u aan 1 of enkele werknemers vergoedingen of verstrekkingen geeft die veel meer dan gebruikelijk zijn, dan moet u het deel dat meer dan gebruikelijk is, rekenen tot het loon van de werknemer.

Zie voor meer informatie: Gebruikelijkheidstoets (E)

 

Ook loon in natura kunt u aanwijzen als eindheffingsloon. Voor loon in natura geldt onder de werkkostenregeling een andere manier van waarderen dan onder de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen.

Zie hiervoor: Loon in natura waarderen (F)

 

 

Stap 6:

Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing

Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing, dit bedrag kunt u op de volgende wijze in Microloon toepassen:

 

In de Periode: ga via het menu naar Aanpassen | Periode op tabblad Verminderingen/Eindheffingen.

 

Periode-VermindEindheff-WKR

Hier kan het bedrag van de overschrijding per periode worden ingevoerd. Over dit bedrag wordt 80% eindheffing berekend en verwerkt in de loonaangifte.

 

 

In de loonaangifte is een regel toegevoegd waar bij overschrijding van de vrije ruimte 80% wordt verwerkt.

 

LA2e Werkostenregeling

 

 

Stap 7:

Overzicht:

Via Afdrukken | Periodieke gegevens | Loonlijst en Loonlijst per periode wordt vermelding gedaan van de vrije ruimte.

 

Zie voor meer informatie: Bepalen en toetsen vrije ruimte eens per jaar (G)